Büroautomatisierung: Großer Wurf

Die Verbindung von Computer und Telekommunikation soll die Verwaltung revolutionieren.

Dem Hamburger Unternehmer Gottfried Neuhaus ist die Sache sonnenklar. Mit dem Cocktailglas in der Hand wird er entspannt auf der Terrasse seines Sylter Feriendomizils sitzen und nebenbei ein wenig arbeiten. Das Telefon wird läuten, und der Anrufer wird glauben, Neuhaus in dessen Büro nahe dem Hamburger Flughafen erreicht zu haben. Damit diese Vision Wirklichkeit werden kann, fehlt nur noch eine Kleinigkeit: eine ISDN-Leitung zum Haus auf der Insel. „Mit ISDN“, erklärt der Inhaber der Dr. Neuhaus Mikroelektronik GmbH die Vorzüge des neuen digitalen Telefonnetzes der Telekom, „kann ich Kunden, die mich im Büro anrufen, zu jedem beliebigen Anschluß weiterleiten.“

Das digitale Telefonnetz wird allerdings nicht nur der persönlichen Bequemlichkeit dienen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter aus familiären Gründen zu Hause bleiben muß, kann er auch daheim Aufträge annehmen und per ISDN in die Zentrale übermitteln. Einer der beiden ISDN-Kanäle dient zum Telefonieren, der zweite gleichzeitig zur Computerkommunikation.

Die nahezu beliebige Wahl des Arbeitsstandorts ist nur eine der Annehmlichkeiten einer Entwicklung, die in Amerika bereits seit Jahren forciert wird und jetzt auch in Deutschland immer mehr an Bedeutung gewinnt. Datenkommunikation und Sprachübertragung, im zu Ende gehenden Zeitalter der analogen Fernmeldenetze streng voneinander getrennt, wachsen im Zuge der Digitalisierung immer enger zusammen.

Auch wenn die Deutsche Bundespost Telekom noch versucht, an der alten Ordnung festzuhalten und ihr Monopol bei der Sprachkommunikation verteidigt, stellt sich die informationstechnische Industrie bereits auf die neuen Marktgegebenheiten ein. Unter dem Schlagwort Multimedia, das eigentlich aus der Unterhaltungsbranche stammt, arbeiten die Elektronikkonzerne an Konzepten für das Büro von morgen, die angesichts der ernüchternden Zustände im Büro von heute allerdings noch reichlich utopisch wirken.

So sollen beispielsweise bewegte Bilder auf dem Computerbildschirm Vorgänge verdeutlichen, die sich mit Worten nur ungenau oder gar nicht beschreiben lassen. Beim Telefonieren könnte der Gesprächspartner auf dem Monitor erscheinen oder nach dem Motto „Wysiwis“ (What you see is what I see – ich sehe das gleiche wie du) seine Argumente durch die simultane Überspielung von Daten aus seinem Computer untermauern. „Hier zeichnet sich ein Trend ab, der nach dem bisherigen Konzept-Wirrwarr in der EDV-Industrie die Bürolandschaft von morgen maßgeblich verändern wird“, analysiert Professor Bernd Reusch, Leiter des Lehrstuhls für Informatik an der Universität in Dortmund und einer der kreativen Vordenker der Branche.

Als erste Zielgruppen für diese Technik hat die Branche Ingenieurbüros und Entwicklungsabteilungen ausgeguckt. Sie könnten im Bildschirm-Telefon-Dialog zum Beispiel gemeinsam an Entwürfen und Konstruktionszeichnungen arbeiten, ohne einander ständig persönlich treffen zu müssen. Damit werden Reisekosten eingespart und Entwicklungszeiten erheblich verkürzt. Wer mit solchen innovativen Formen der Teamarbeit schon heute Erfahrungen sammeln will , wird sich schwertun.

Noch fehlt die Infrastruktur für multimediale Verbindungen. Die Übertragungsrate des ISDN-Netzes, an das bundesweit bisher knapp 100000 Teilnehmer angeschlossen sind, reicht mit 64 Kilobit pro Sekunde nur für weniger datenintensive Anwendungen. Über einen Kunstgriff, die sogenannte Multiplex-Verbindung mit 30 parallel genutzten ISDN-Leitungen, läßt sich die erforderliche Bandbreite von zwei Megabit allerdings herstellen.

Lösungen von der Stange erwarten selbst Optimisten erst in der zweiten Hälfte der neunziger Jahre, wiewohl Hans-Peter Fröschle, Abteilungsleiter am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart, auf die künftig stark zunehmende Bedeutung von „kooperationsunterstützenden Multimedia-Anwendungen“ verweist. Vorerst jedoch, so Fröschle, bleibe diese Technik auf einen Nischenmarkt beschränkt: „Voraussetzung ist, daß erst einmal die traditionelle Bürokommunikation weitere Ausbreitung findet. “ Damit spricht er Michael Rudolphi aus dem Herzen. „Wer fünf Jahre nichts gemacht hat“, beklagt der Geschäftsbereichsleiter Technologieberatung bei der Diebold Deutschland GmbH die Versäumnisse der deutschen Wirtschaft bei der Rationalisierung des Büros, „kann das nicht von heute auf morgen nachholen. “

Nach übereinstimmender Einschätzung von Telekommunikations- und Computerexperten steht Deutschland in puncto Büroautomation noch auf der Stufe eines Entwicklungslandes. „Deutschland brilliert dadurch, daß die Bürokommunikation der bisherigen Generationen in fast keinem Unternehmen flächendeckend durchgesetzt worden ist“, bedauert Helmuth Gümbel, Technologiedirektor bei der Gartner Group GmbH, „an konzernweiten Maßnahmen wird seit ewigen Zeiten herumgedoktert.“ Obwohl inzwischen auf den meisten Schreibtischen Personalcomputer oder zumindest Terminals stehen, hat sich bisher in den wenigsten Fällen eine Effizienzsteigerung nachweisen lassen – der Computer wird meist nur als komfortablere Schreibmaschine genutzt.

Michael Peltzer, Berater bei der IBM-Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, nimmt indessen die Technik vor ungerechtfertigten Vorwürfen in Schutz. Mit dem Kauf neuer Hard- und Software sei es nicht getan: „Ohne eine Rationalisierung des zu bearbeitenden Vorgangs gibt es keine nennenswerte Steigerung der Produktivität.“ Erst die Einbindung der Technik in organisatorische Abläufe, stimmt Gartner-Analyst Gümbel dem IBM-Mann zu, bringe einen echten Fortschritt.

Dieses Problem haben inzwischen auch jene EDV-Hersteller erkannt. die sich in der Vergangenheit mit abenteuerlichen Thesen über das vollelektronische Büro der Zukunft unglaubwürdig gemacht haben. „Vom papierlosen Büro“, putzt Scott McCready, Analyst beim US-Marktforschungsunternehmen IDC/Avante, die Industrie herunter, „sind wir heute weiter entfernt als 1980.“ Um das Vertrauen der Anwender wiederzuerlangen, leisten die Anbieter ihren Kunden heute nach Möglichkeit Hilfestellung beim Vereinfachen ihrer Büroarbeit. Der schwer angeschlagene US-Konzern Wang zum Beispiel, der ausgerechnet in diesem heiklen Terrain seine Marktnische ausgemacht hat, versucht den Verkauf seiner Office-2000-Lösungen anzukurbeln, indem er der Kundschaft ein Analyseinstrument mit dem Namen Business Process Management zur Verfügung stellt.

Die Technik, die sich die Ingenieure bei Wang und Konkurrenten wie Bull, Filenet, SNI (Siemens Nixdorf Informationssysteme) oder Unisys für die integrierte Vorgangsbearbeitung ausgedacht haben, ist durchaus beeindruckend: Hochauflösende Grafikbildschirme in einer Qualität, wie sie bisher nur Grafikern, Zeitungslayoutern oder technischen Zeichnern zugestanden wurden, ersetzen die einfachen Monitore.

Allerdings sind diese teuren Geräte auch dringend nötig, denn der Arbeitstag spielt sich fast ausschließlich vor der Bildröhre ab. Im Idealfall wird die gesamte Korrespondenz über das Rechnernetz abgewickelt, Aktenschrank und Papierkorb werden überflüssig. Wenn beispielsweise der Brief eines Kunden den Sachbearbeiter erreicht, hat das Original bereits den Reißwolf passiert, wird doch die Eingangspost zentral geöffnet, gescannt und dem Empfänger elektronisch zugestellt.

Gespeichert werden diese entmaterialisierten Dokumente auf optischen Platten. Der Vorteil dieses Image Processing, das im Gegensatz zum Klarschriftleser auch Handschriftliches verdaut (wenn auch nicht erkennt): Alle zuständigen Mitarbeiter haben in Sekundenschnelle einen lückenlosen Zugriff auf sämtliche relevanten Unterlagen, wobei der Computer die einzelnen Dokumente in eine virtuelle Vorgangsmappe einordnet. Eine der unproduktivsten Tätigkeiten im Büro, die Suche nach Akten in dicken Ordnern, wird damit ausgeschaltet. Außerdem bleibt selbst dann nichts unbearbeitet im Postkorb liegen, wenn ein Mitarbeiter krank wird.

Eine derart idealtypische Automatisierung von Geschäftsabläufen ist indes nur dort machbar, wo es sich um klar beschreibbare Routinetätigkeiten handelt. „Eine nicht definierbare Aktivität kann auch nicht automatisiert werden“, konstatiert IDC-Mann McCready und verweist damit auf den Grund, warum der Großteil der bisher installierten Systeme bei Versicherungsgesellschaften steht. Nur wenige Bürojobs laufen so streng nach einem vorgegebenen Schema wie die Antragsbearbeitung oder die Schadensregulierung einer Assekuranz.

Für den überwiegenden Teil der Büroarbeiten müssen erst noch Modelle entwickelt werden, die sich halbwegs sinnvoll in Software abbilden lassen. Meist ist nicht auf Anhieb zu erkennen, ob für einen spezifischen Arbeitsplatz überhaupt ein solches Modell zu finden ist. Hier genau liegt die Crux. „Viele Unternehmen zögern mit dem Einsatz von Image Processing, weil der Nutzen nur schwer vorauszuberechnen ist“, beobachtet Werner Schurig, für die Imaging-Technologie zuständiger Direktor bei Andersen Consulting in Sulzbach.

Eine gesunde Skepsis gegenüber den Verkäufern von Büroautomationsprodukten scheint in der Tat angebracht. Denn deren kühne Versprechungen stehen in höchst frappierendem Widerspruch zu den Warnungen aus dem Beraterlager. So stellt SNI den Käufern seiner Software Ocis (Office Communication & Information Systems) eine „Perfekte Bürowelt“ in Aussicht, und die AIC Software GmbH, Sulzbach, behauptet von ihrem Produkt „Staffware“ keß, es sei von Abteilungsleitern und Organisatoren „ohne jegliche Programmierkenntnisse“ zu bedienen.

Während es also wenig Anzeichen dafür gibt, daß Hersteller, Berater und Anwender beim „computerintegrierten Büro“ allzu schnell einen gemeinsamen Nenner finden , scheint die partielle Verlagerung von Bürotätigkeiten nach außen nicht mehr aufzuhalten zu sein. Versuche, wie sie die IBM im Raum Stuttgart begonnen hat, weisen die Richtung: Qualifizierte Mitarbeiter, die einen Teil ihrer Arbeit auch zu Hause erledigen können, fahren nur noch dann ins Büro, wenn es aus betrieblichen Gründen erforderlich ist. An den übrigen Tagen stehen sie per Datenleitung und Telefon mit den Kollegen in Verbindung.

„Die Telearbeit wird heute unter einem anderen Blickwinkel gesehen als früher“ , weiß Barbara Klein vom Stuttgarter Fraunhofer-Institut, „es geht nicht mehr nur um die Heimarbeit von Frauen.“ Hauptgründe für den Stimmungswandel zugunsten der Telearbeit, die früher nur bei der Datenerfassung eine Rolle spielte, sind – neben der verbesserten Technik – die Verschiebung hin zu höherqualifizierten Tätigkeiten und das Verkehrsproblem.

Je mehr die tägliche Fahrt zum Arbeitsplatz zum Dauerärgernis wird, desto klarer treten alte Gegenargumente – wie die Abkoppelung vom sozialen Umfeld in der Firma – in den Hintergrund. Im übrigen beschränkt sich das Thema heute nicht mehr aufs häusliche Arbeitszimmer, denn immer billigere und leichtere Notebook-Computer; Modems und Funktelefone erweitern zusehends die Grenzen der Mobilität. Wem das Büro auf die Nerven geht, der hat jetzt alle Möglichkeiten zum Ausweichen.

Gleichwohl sehen Telekom-Experten die Bäume noch nicht in den Himmel wachsen. Karlheinz W. Huber, Chef der Intercai Teleconsult GmbH in Schwalbach, erwartet zwar „erhebliche“ Steigerungsraten bei den neuen Kommunikationstechniken, „aber man sollte den Erwartungshorizont nicht zu hoch ziehen“.

Gerade beim ISDN-Netz, das jetzt die Grundlage für viele Innovationen schafft, sei zeitweise eine Wachstumseuphorie herbeigeredet worden, die der Sache geschadet habe. ISDN-Fan Gottfried Neuhaus freilich ist unbesorgt: „Das ist ein ganz großes Thema – es dauert alles nur etwas länger, als die meisten Optimisten glauben.“

Ulf J. Froitzheim

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